CON ĐƯỜNG TIẾN THẲNG ĐẾN “CHUYỂN ĐỔI SỐ” – CHUẨN HÓA QUY TRÌNH CỦA DOANH NGHIỆP

Con đường chuẩn bị cho một cuộc cách mạng mang tên “Chuyển đổi số” doanh nghiệp có lẽ đã sẵn sàng từ lâu, chỉ là chúng ta chưa bị đặt vào tình thế cấp bách, cho nên chúng ta vẫn kéo dài thời gian trì hoãn, hoặc thiếu quyết liệt trong quá trình triển khai chuẩn hóa quy trình. Thời điểm trong và sau thời kỳ Covid-19 có lẽ đang tạo tiền đề cho những thay đổi quan trọng về sau.

Covid-19 âm thầm tạo ra những lực đẩy mạnh mẽ

Đại dịch Covid-19 đã gây ra nhiều thiệt hại khôn lường đối với các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Theo dự báo của các tổ chức quốc tế, tăng trưởng kinh tế toàn cầu sẽ suy giảm mạnh trong quý I/2020. Ảnh hưởng của dịch Covid-19 lên nền kinh tế toàn cầu có thể lớn gấp 3 đến 4 lần so với đại dịch SARS.

Ở Việt Nam, nhiều chuỗi F&B lớn phải đóng bớt cửa hàng trong thời điểm tâm dịch, tiểu thương điêu đứng vì không có khách mua, dịch vụ khách sạn, du lịch bù lỗ hàng tỷ đồng, không ít công ty đang đứng trên bờ vực phá sản.

Tuy nhiên, nếu nhìn dưới góc độ khác, Covid-19 đang âm thầm tạo ra những lực đẩy mạnh mẽ khiến các doanh nghiệp phải thay đổi để thích ứng. Chính điều này đã góp phần tạo nên những động thái quyết liệt từ phía ban lãnh đạo nhằm cải tổ lại bộ máy và chuẩn hóa quy trình làm việc. Nếu biết tận dụng tốt, thì đây có thể được xem là thời cơ vàng để doanh nghiệp thay đổi cách thức vận hành và đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

Doanh nghiệp thay đổi quy trình để thích ứng với tình hình 

Các doanh nghiệp chuẩn bị để sẵn sàng chuyển đổi sang mô hình làm việc remote (làm việc từ xa) nhằm đảm bảo an toàn cho nhân viên và tránh tình trạng dịch bệnh lây lan trong cộng đồng. Theo đó, một số quy trình sẽ được cải biến và tinh gọn để có thể đưa lên phần mềm, nhằm hỗ trợ quá trình cộng tác và trao đổi online.

Như trong việc phê duyệt các đề xuất, nếu muốn triển khai được trên hệ thống, doanh nghiệp cần chuẩn hóa và thống kê lại tất cả các loại đề xuất, form mẫu, cũng như quy định rõ quyền hạn trách nhiệm phê duyệt thuộc về ai. Từ đó việc kiểm soát, lưu trữ, phân luồng thông tin cũng trở nên dễ dàng. Nhân viên nhờ vậy cũng sẽ hình dung rõ hơn về quy trình làm việc và theo dõi được đề xuất của mình đang phê duyệt đến bước nào, phải trao đổi với ai để hoàn thành được công việc.

Đối với một số doanh nghiệp đã hoàn thiện được quy trình từ trước, việc chuyển đổi sang hình thức làm việc này không gặp quá nhiều trở ngại. Bài toán là làm sao để đảm bảo được hiệu suất khi đột ngột thay đổi môi trường làm việc.

Cơ hội để hình thành thói quen sử dụng phần mềm cho nhân viên

Nếu như trước đây việc làm quen với các công cụ, phần mềm mới vẫn còn là rào cản lớn trong quá trình triển khai do tâm lý ngại thay đổi; thì bây giờ mọi chuyện lại được đặt trong tình thế “không thể không sử dụng”.

Do quá trình trao đổi và tiếp xúc trực diện bị hạn chế, một số doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức làm việc tại nhà, cho nên đa phần các tác vụ đều được thực hiện trên nền tảng online. Lúc này bản thân nhân viên phải tự giác thích nghi và thay đổi để có thể hòa nhập với môi trường làm việc chung.

Tận dụng triệt để những lợi thế của công nghệ

Có thể nói chưa bao giờ công nghệ lại được tận dụng triệt để như giai đoạn trong và sau Covid-19 này. Covid-19 thậm chí đã khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm đến những giải pháp mà trước nay ít ai đề cập đến, như hình thức chấm công qua điện thoại, hoặc giải pháp chấm công qua FaceID – sử dụng trí tuệ nhân tạo AI để nhận diện khuôn mặt.

Trước những tác động tiêu cực mà Covid-19 gây ra, thì đây có thể coi là một vài điểm sáng khả quan, mà nếu biết tận dụng tốt, doanh nghiệp không những sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành, nâng cao hiệu suất mà còn xây dựng được nền tảng vững chắc cho những bước chuyển đổi quan trọng về sau.

Facebook Comments
Đánh giá bài viết

Bạn thích bài viết này chứ?
Đăng ký để nhận những bài viết thú vị như thế hàng tuần.

Đừng sợ thất bại, chỉ sợ việc dậm chân tại chỗ

TÌM VIỆC
Bình luận