[2017] SEPTEMBER – VŨ THỊ HUYỀN – ASSISTANT – HANOI

Câu hỏi 1: Nội dung công việc hiện tại & lĩnh vực hoạt động của bạn là gì?

Hiện tại mình đang làm Assistant tại Back Office. Công việc của mình là: hỗ trợ các Lab Manager và các lab khác trong trường hợp vắng Communicator của lab đó.

Câu hỏi 2: Khó khăn bạn thường gặp phải khi làm việc?. Bạn thường khắc phục/xử lý như thế nào?

Khi làm việc mình thường gặp khó khăn chủ yếu là những trường hợp bị gọi dịch đột xuất (do Communicator nghỉ đột xuất). Vì khi đó, mình hoàn toàn chưa hiểu khách là người thế nào, vui vẻ, dễ tính hay là khó tính? Khách nói tiếng nhật dễ hiểu hay khó hiểu? Nội dung khách hàng và member muốn truyền đạt với nhau là gì?

Nhưng vì đó là công việc nên mình cũng thích nghi dần, và quen dần. Để đạt được hiệu quả truyền đạt đúng ý khách và member trong những trường hợp đột xuất như vậy thì mình thường chú ý nghe khách và member trao đổi. Nếu khách nói nhanh, nói khó hiểu mình sẽ nhờ khách nói chậm lại, nói đơn giản để hiểu và truyền đạt được cho member. Thêm nữa, mình cũng sẽ hỏi member xem là giữa khách và họ đang có vấn đề gì khúc mắc trong công việc, họ đang gặp phải lỗi gì …để hiểu rõ và chính xác hơn nội dung mà khách và member muốn nói.

Câu hỏi 3: Theo bạn, 3 kỹ năng quan trọng nhất của một Assistant là gì?

Khả năng giao tiếp: hoạt ngôn là một điểm mạnh. Assistant nên rèn luyện khả năng ứng xử khéo léo. Để đạt hiệu quả người nói và người nghe thỏa mãn, bạn không những cần truyền đạt đúng, đủ; mà còn phải dựa vào tình hình thực tế, tính cách của họ để lựa chọn ngôn từ giao tiếp cho phù hợp.

Năng lực tiếng Nhật: Bạn phải có đủ năng lực tiếng nhật để có thể truyền đạt chính xác thông tin của người nói.

Khả năng truyền đạt: Cùng là một câu nhưng có nhiều cách để truyền đạt.  Nó gây ảnh hưởng đến cảm xúc, ý hiểu của người nghe, nên bạn cần lựa chọn chính xác ngôn từ để truyền đạt.

Câu hỏi 4: Vì sao bạn quyết định lựa chọn làm việc ở chi nhánh Hà Nội?

Mình biết đến công ty qua một người bạn làm ở đây, và được “quảng cáo” rằng công việc rất hiếm khi phải OT.

Khi tìm hiểu sâu hơn về công ty mình được biết: Hybrid Technologies hầu hết là người trẻ và môi trường làm việc khá cởi mở, phù hợp với bản thân. Mình nghĩ cơ hội luôn chào đón chúng ta, nên nắm lấy nó.

Ngoài ra thì công ty khá gần với trường học của em bé nhà mình, nên rất tiện cho mình đi làm, đưa đón con cái (cười)

QUOTE: “Cơ hội luôn chào đón chúng ta, hãy nắm lấy nó”

——————————————————————————————-

Question 1: What is your current job?

I’m now working as Assistant of Back Office. My daily task is supporting Lab Manager and Other Labs in case of Communicators of these Lab are busy.

Question 2: What are the difficulties in your job? And How could you resolve them?

Translation in a sudden way (Due to unexpected Leave of Communicator) is my difficulty in this job. The reason is that at that time, I do not know clearly about customers (happy, angry, easy or prissy), their accents are easy or difficult to understand, the transformed content between customers and members.

However, I gradually adapt to the job and learn a lesson that to transfer the correct content from customer to members in these sudden case, I should carefully listen how customer and members communicate with each other. If customers speak too fast and confused, I will ask them to speak slower and simple, then I can transfer entirely the content. Besides, I will also ask members if they have any concerns or mistakes in their jobs, this helps me to understand the content as well.

Question 3: In your opinion, What are 3 most important skills of Assistant?

• Communication Skill is a big plus. Ability to behave flexibly is essential for an Assistant. To gain satisfaction from both speakers and listeners, you will not only transfer right and full content but also select appropriate communication language based on the situation.
• Japanese Skill: You must have good Japanese capacity to translate the correct content of the speaker.
• Translation Skill: There are different ways to translate the same sentence. It could affect emotions, listener’s understanding, so you should choose exact language and words to translate.

Question 4: Why did you choose Hybrid Technologies for your work?

I heard from my friends that Jobs in here don’t have much OT.

And then, when I search more about the company, I discover that the company almost has young employees and open-minded working environment. And I think that opportunity will always open its door if you take a good chance.

Besides, the company is quite close to my baby’s primary school, so it will be convenient for me to work and take my kids to school.

QUOTE: “Opportunity is always there, Open your mind and Take it”